1/ Diễn giải: Lợi thế của hóa đơn điện tử là chúng ta có thể kiểm tra lại thông tin trước khi duyệt và ký, có thể lưu file PDF bản nháp của hóa đơn để gởi cho khách hàng duyệt trước nội dung hóa đơn. Vì vậy, Hóa đơn điện tử Trung Kiên khuyến khích quý khách hàng tận dung điều này để hạn chế mức thấp nhất sự sai sót khi tạo lập hóa đơn điện tử.Thậm chí, hóa đơn điện tử đã ký nhưng chưa nhập email để gởi cho khách hàng cũng được xem là hóa đơn đang sử dụng, chỉ khác nhau ở chỗ gởi email trước hay sau cho KH thôi. Quý khách cần lưu ý điểm này.2/ Tình huống phát sinh: Trong nhiều trường hợp, quý khách không rà soát lại hóa đơn trước mà bấm ký hóa đơn luôn, do đó, hóa đơn mà khách hàng nhận được qua email tự động là hóa đơn đã ký rồi, do đó sẽ không chỉnh sửa được nếu khách hàng phát hiện hóa đơn đó bị sai thông tin hoặc muốn bổ sung thông tin. Khi đó cách giải quyết chỉ còn là xóa bỏ số hóa đơn sai hoặc tạo 1 hóa đơn khác thay thế số hóa đơn sai và cả 2 trường hợp đều phải làm biên bản giữa 2 bên.3/ Lưu Ý: Trước khi ký hóa đơn, quý khách cần kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn. Hoặc lưu hóa đơn nháp đó thành file PDF gởi email hoặc zalo cho khách hàng duyệt trước nội dungCách lưu file PDF như sau: Tại giao diện xem tờ hóa đơn, quý khách bấm chuột phải chọn "In" (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P) -> Tại mục máy in chọn lưu dưới dạng PDF (Quý khách nhớ set thông số lúc đầu là khổ giấy A4, Bố cục là khổ dọc ... như hình ảnh minh họa bên dưới)
Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Thứ nhất, đối với các đối tượng thuộc khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
Thứ hai, đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm hóa đơn điện của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT của đơn vị để thực hiện:
Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.
Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Căn cứ theo điều 7 Nghị định 123 đã nêu rõ những trường hợp hợp pháp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là:
Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Khi Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu điều tra, thanh tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra, điều tra.
Về mặt nội dung, khi chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy, phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hóa đơn.
Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
Không có hiệu lực để giao dịch thanh toán.
Ngoại lệ: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
V/ LƯU Ý 5: KIỂM TRA CHỮ KÝ SỐ TRƯỚC KHI THỰC HIỆN DUYỆT KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.
1/ Diễn giải: Như chúng tôi đã thông tin đến quý khách hàng. Khi chúng ta ký hóa đơn thì máy tính cần phải cắm chữ ký số vào máy, và để kiểm tra xem máy đã nhận chữ ký số hay chưa, quý khách xổ khay hệ thống dưới thanh Taskbar để xem như minh họa bên dưới:Trong minh họa trên, trong khay hệ thống gồm 2 logo (luôn phải có 2 logo đó trong khay khi quý khách ký hóa đơn:- LOGO TK có chức năng gọi chữ ký số trong máy ra khi ký hóa đơn. Cách cài đặt phần mềm hỗ trợ ký- LOGO CHỮ KÝ SỐ (tùy nhà mạng khác nhau sẽ có hình ảnh khác nhau) có chức năng ký hóa đơn điện tử. Cách cài chữ ký số vào máy tính
2/ Trường hợp phát sinh: Khi quý khách bấm duyệt và ký hóa đơn mà không có logo chữ ký số trong khay như minh họa bên trên, thì hệ thống sẽ gọi chữ ký số lên không được, khi đó bảng hiển thị mà quý khách nhận được sẽ như sau:
Thông báo không có chữ ký số trong máy, nên quý khách tiếp tục bấm ký là không khả thi
3/ Lưu Ý: Trước khi ký hóa đơn, quý khách cần kiểm tra máy đã được Trung Kiên cài phần mềm hỗ trợ ký chưa, và máy có đang nhận chữ ký số không theo như hướng dẫn bên trên, lúc đã đầy đủ, hệ thống sẽ trả về kết quả khi ký như sau:
Hiển thi đúng khi ký hóa đơn điện tử (đã cắm chữ ký số)
(HNM) - Sau một năm triển khai, hóa đơn điện tử đã đem lại những lợi ích to lớn, giúp cơ quan Thuế tập trung cơ sở dữ liệu lớn (big data) về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, từ đó kiểm soát chi phí và chống gian lận về hóa đơn thuế.
Nhằm bảo đảm việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đúng quy định, Cục Thuế thành phố Hà Nội vừa đưa ra lưu ý một số điểm về ký hiệu hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân.
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự, gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó, hai ký tự thứ 3 và thứ 4 là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Chẳng hạn, năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23. Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 1-1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31-12 hằng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Như vậy, từ ngày 1-1-2023, người nộp thuế lưu ý liên hệ nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử để kịp thời thay đổi ký tự năm lập hóa đơn từ “22” (năm 2022) thành “23” (năm 2023), số hóa đơn bắt đầu lại từ số 1.
I/ LƯU Ý 1: TRÁNH THAY ĐỔI MẬT KHẨU HOẶC TẮT TÍNH NĂNG XÁC MINH QUA TIN NHẮN ĐIỆN THOẠI KHI ĐĂNG NHẬP GMAIL CỦA GMAIL ĐƯỢC DÙNG ĐỂ GỞI HÓA ĐƠN ĐI
1/ Diễn giải: Như quý khách đã biết, khi chúng ta ký hóa đơn điện tử thì hệ thống sẽ tự động gởi hóa đơn đã ký đến email của khách hàng, đây chính là tính năng rất hữu ích và tiện lợi của hóa đơn điện tử.Khi sử dụng Hóa đơn điện tử Trung Kiên, quý khách sẽ được chúng tôi cấu hình email gởi hóa đơn đi bằng chính email của quý khách chứ không dùng 1 email chung cho tất cả công ty, và khi cấu hình, bắt buộc phải thực hiện việc bật xác minh 2 bước gmail (1 bước xác nhận mật khẩu và 1 bước xác minh qua tin nhắn điện thoại để xác minh chủ sở hữu) để đảm bảo email được gởi đi tự động sẽ đi thẳng đến hộp thư đến của gmail khách hàng.Việc bật xác minh sẽ giúp sinh ra 1 mật khẩu phức tạp hợp như bên dưới, được gọi là mật khẩu ứng dụng
2/ Tình huống phát sinh: Mật khẩu ứng dụng này sẽ bị thay đổi khi quý khách thực hiện việc thay đổi mật khẩu gmail của quý khách hoặc tắt tính năng xác minh thông qua số điện thoại như bên dưới. Lúc này, Quý khách sẽ không gởi được hóa đơn đã ký đến email của khách hàng
Hệ thống sẽ không gởi hóa đơn được nếu quý khách tắt tính năng xác minh 2 bước
3/ Lưu Ý: Quý khách hạn chế thực hiện việc thay đổi mật khẩu gmail hoặc tắt tính năng xác minh qua số điện thoại như đã đề cập ở trên, nếu có phát sinh, quý khách xem hướng dẫn tại bài viết này hoặc gọi Hotline 1900068838 của HĐĐT TRUNG KIÊN để được hỗ trợ.
Hóa đơn giấy khác hóa đơn điện tử như thế nào?
Hóa đơn điện tử khác với hóa đơn giấy về: Ký hiệu số Serial, chữ ký, liên hóa đơn, cách thức tra cứu, hình thức lưu trữ.
+ Ký hiệu trên hóa đơn giấy là VC/15P còn ký hiệu trên hóa đơn điện tử sẽ là VC/15E.
+ Với hóa đơn điện tử không tồn tại khái niệm liên.
+ Hóa đơn điện tử dùng chữ ký số, bạn hoàn toàn có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và đại diện pháp luật một cách chính xác và dễ dàng, trường hợp giả mạo chữ ký số gần như không thể xảy ra.
+ Hóa đơn giấy dùng chữ ký tay, và có thể giả mạo chữ ký. Người ta lưu trữ hóa đơn giấy trong kho và điều này tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đều được lưu trữ ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp, hoàn toàn bảo mật, độ an toàn cao.
Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho bên mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua theo quy định.
Nắm rõ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần hiểu rõ doanh nghiệp mình nằm trong nhóm đối tượng doanh nghiệp nào nhằm thực hiện đúng và trúng đối tượng sử dụng mà pháp luật quy định. Căn cứ vào Nghị định 123 và Luật Quản lý thuế 2019, có 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
Nhóm đối tượng 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Ngoại lệ: Những đối tượng thuộc khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
Hộ cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Nhóm đối tượng 2: Sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Nhóm đối tượng 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc theo những lần phát sinh.
Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
